Self-Service BI – wir haben nachgefragt

Wenn wir an Self-Service BI (nachfolgend mit SSBI abgekürzt) denken, dann haben wir gleich Begriffe im Kopf wie schnellere Entscheidungsfindung, mehr Flexibilität, eine verbesserte Zusammenarbeit und Software, die so anwenderfreundlich ist, dass alle die Möglichkeit haben, schlaue Fragen selbst zu stellen. So zumindest in der Theorie. Aber ist das wirklich so?

Genau das haben wir unsere LinkedIn Community und die Zuschauer:innen des iTalks am 21. Juli gefragt: “Wer nutzt in Ihrem Unternehmen SSBI? Das Controlling, Power User im Fachbereich, Entscheider im Fachbereich oder niemand, weil nicht vorhanden?“

Das sind die Ergebnisse

Die nachfolgende Grafik zeigt die Antworten der Umfrageteilnehmer:innen auf LinkedIn in blau und die der Zuscher:innen des iTalks in rot. Ein Blick auf die Ergebnisse zeigt, dass SSBI im Controlling am meisten genutzt wird: LinkedIn mit 58% und die iTalk Zuschauer:innen mit 44%. Auffallend ist, dass SSBI innerhalb der iTalk Umfrage stärker in den Fachbereichen, sowohl bei den Power Usern mit 20% als auch bei den Entscheidern mit 14%, vertreten ist als im Vergleich zu der LinkedIn Umfrage mit je 11%. 23% der iTalk Stimmen und 20% der LinkedIn Teilnehmenden gaben an, niemand nutze SSBI innerhalb der Unternehmen, da es nicht vorhanden sei.

Unserer Meinung nach gehört SSBI primär ins Controlling, um flexibler auf sich schnell verändernde Anforderungen an die Steuerung und das Reporting reagieren und gleichzeitig die Governance Vorgaben einhalten zu können. Gegen die Nutzung von SSBI in den Fachbereichen innerhalb eines klaren Rahmens spricht grundsätzlich nichts. Allerdings müssen die entsprechenden Personen auch die dafür erforderlichen Kompetenzen haben.

Self-Service BI vs. Governance

Im Zusammenhang mit der Verankerung der BI-/Daten-Strategie in der Organisation entsteht immer wieder der Konflikt zwischen SSBI und Governance. Aber warum ist das so? Dafür müssen wir einen Schritt zurück gehen und uns die Definition von SSBI nochmals genauer ansehen. Eine nützliche Definition von SSBI lautet wie folgt:

„SSBI ist ein Ansatz zur Datenanalyse, der die Anwender aus den Fachabteilungen befähigt, eigenständig und weitgehend unabhängig von der IT-Abteilung auf wichtige Unternehmensdaten zuzugreifen und diese zu analysieren.“

Wer genau mit „Anwender“ gemeint ist, lässt allerdings einigen Interpretationsspielraum offen.

Im Rahmen verschiedener Seminare der CA controller akademie haben wir 2021 rund 200 Teilnehmende dazu befragt, wen sie als Anwender sehen. Controller:innen sahen zu 73% sich selbst und zu 27% eher die Manager als Anwender von SSBI. (Dieses Ergebnis ist mit der oben abgebildeten Grafik vergleichbar, denn auch hier bestand die Zielgruppe zum größten Teil aus dem Controlling.)

Bei den befragten Managern sah es deutlich anders aus: 92% der Manager sahen sich als Anwender von SSBI und nur 8% die Controller:innen.

Genau an dieser Stelle liegt eine große Gefahr für die eigentliche Idee von SSBI

Wenn Manager eigenständig und völlig frei Analysen durchführen, dabei „Nebenrechnungen“ in Excel und anderen Werkzeugen erstellen, ist das Bestreben nach einer „Single Source of Truth“ sehr schnell gescheitert. Wenn aber jede kleinste Veränderung einer Abfrage durch den Bottleneck der IT-Abteilung gehen muss, ist es dem Fachbereich nicht hinreichend schnell genug möglich, auf die sich permanent verändernden Rahmenbedingungen der Umwelt zu reagieren. Der Fachbereich möchte schnelle Antworten auf Fragen mit Hilfe einer anwenderfreundlichen Oberfläche, auch ohne die IT. Die IT möchte konsistente Daten (-modelle) in einer sicheren Umgebung. Beide Anforderungen sind wichtig und richtig.

Plädoyer für eine klare Data Governance

Eine klare Data Governance hilft, beide Anforderungen unter ein Dach zu bringen. Die Data Governance ist eine Art Hausordnung, die Regeln, Berechtigungen und Prozesse für den Umgang mit Daten im Unternehmen festschreibt. Um einen „Single Point of Truth“ maßgeblich sicherzustellen, hat sich folgender Governance-Ansatz bewährt:

Berechtigungen des Managements

• „Abholen“ aller verfügbaren Standardberichte
• Flexible Auswertungen über intuitive Filterfunktionen von Dashboards
• Analyse über bestehende Drill-downs und Berichtsverknüpfungen

Standard-Berechtigung der Controller/Power User

• Anpassung von bestehenden Berichten, Analysen und Dashboards
• Erstellen neuer Berichte und Analysen (Ad hoc) aus verfügbarem Datenmaterial

Erweiterte Berechtigungen der Controller

• Exploration auf Basis von verfügbaren und neuen Daten
• Erstellung und Anpassung von Datenmodellen

Verpflichtung der Controller/Power User

• Integration der angepassten und neuen Berichte und ggf. angepasster Datenmodelle in das Data Warehouse gemeinsam mit der IT (bzw. entsprechenden Rollen), nachdem diese validiert wurden
• Information an die IT, wenn Berichte und Datenmodelle veraltet sind

Durch diese Vorgehensweise wird sichergestellt, dass es entweder ein einziges zentrales Data Warehouse gibt, oder aber mögliche dezentrale „Ableger“ in Bereichen und Abteilungen, eine gemeinsame Datenstruktur, gemeinsame Datenmodelle und vor allem gemeinsame Definitionen besitzen. Dies sollte in einer Data Governance bzw. einem Business Glossar klar und eindeutig geregelt sein.