Höher, schneller, weiter.

Diese Maxime aus dem Sport gilt auch für Unternehmen.  Beide müssen sich in der Jagd nach Rekorden häufig im internationalen Wettbewerb beweisen. Die absolute Erfolgsorientierung zwingt Sportler und Unternehmen gleichermaßen dazu, sich ständig auf neue, teilweise auch unkonventionelle Methoden einzulassen. Die rasante Entwicklung in der Digitalisierung birgt Chancen und Risiken, deckt aber auch gnadenlos Schwachstellen auf. Sportler nutzen die digitalen Messmethoden zur Steigerung Ihrer Trainingsleistung (Effektivität). Unternehmen nutzen die Digitalisierung zur Steigerung Ihrer Effizienz – um Produkte und Dienstleistungen schneller und kostengünstiger herzustellen, einzukaufen oder zu distribuieren. Das bedeutet, dass sich Unternehmen nicht nur mit Produktverbesserungen, sondern permanent auch mit dem Themenkomplex der Prozessoptimierung auseinander setzen müssen.

Lean Management betrachtet Prozesse aus der Sicht der Unternehmenssteuerung. Ob Working Capital Management, Industrie 4.0 oder die Optimierung administrativer Prozesse – Lean Management ist die Grundlage und somit aktueller denn je. Lean ist weder ein kurzfristiges Kostensenkungsprogramm, noch hat es den Abbau von Arbeitsplätzen zum Ziel – das wäre die falsche Interpretation des Begriffs „schlank“! Lean Management ist eine Philosophie, ein ganzheitlicher Denkansatz. Aus diesem Grund wird auch oft der Begriff „Lean Thinking“ verwendet. Lean Management bedeutet „Werte ohne Verschwendung schaffen“. Ziel ist es, alle Aktivitäten, die für die Wertschöpfung notwendig sind, optimal aufeinander abzustimmen und überflüssige Tätigkeiten (Verschwendung, japanisch „muda“) zu vermeiden. Unter Verschwendung sind alle Vorgänge zu verstehen, bei denen Ressourcen nicht nutzenbringend eingesetzt werden. Nicht wertschöpfende Aktivitäten erhöhen die Kosten, aber nicht den Produktwert bzw. Kundenutzen. Schlank bedeutet hier also verschwendungsarm. Ein Prozess gilt als optimal, wenn nichts mehr weggelassen werden kann, ohne dass sich das Ergebnis des Prozesses und der Wert für den Kunden verschlechtert.

Process Mining betrachtet Prozesse aus der Sicht der Prozessbeauftragten. Process Mining ist eine Grundlagentechnologie für die Analyse von Geschäftsprozessen. Auf die in Datenbanken (zum Beispiel Process Logs von ERP-Systemen) gespeicherten prozessbezogenen Informationen, wird ein softwaregestütztes Process Reverse Engineering-Verfahren angewendet. Damit kann das in den Unternehmen in der Praxis gelebte Prozessmodell rekonstruiert und visualisiert werden. Durch digitale Fußabdrücke entstehen viele auswertbare Daten mithilfe derer Schwachstellen und Kostentreiber sowie Abweichungen vom Soll-Ablauf erkannt und Ursachen identifizieren werden können. Die in den Systemen gespeicherten einzelnen Schritte des Prozesses werden zusammengefügt und der Prozess in seiner Gesamtheit visualisiert. Über diesen Weg können auch alternative Prozessdesigns simuliert und bewertet werden.

Prozess-Controlling und Prozesskostenrechnung betrachten die Prozesse aus der Sicht der Controller. Das bisherige Controlling ist im Schwerpunkt eher auf die funktionale Linienorganisation ausgerichtet und nur in Ansätzen auf Prozesse. Daraus ergibt sich für das Controlling und die Unternehmensführung die Aufgabe, geeignete Methoden zum Prozess-Controlling bereitzustellen und durch den durchgängigen Einsatz von „Balanced Prozesskennzahlen“ die Steuerungsfähigkeit und Transparenz im Unternehmen auszubauen. Diese neuen bzw. anzupassenden Aufgaben können und sollten durch Controlling-Prozesse beschrieben und gesteuert werden.

Take aways:

Ob als Business-Partner oder als Change-Agent, Controller benötigen Kompetenzen in allen drei Bereichen

• Lean Management, um die Philosophie und die Werkzeuge für Prozessoptimierungen zu kennen.
• Process-Mining, um auf bereits vorhandene Daten zugreifen zu können, die tatsächlichen IST-Prozesse darzustellen und auszuwerten, Schwachstellen zu erkennen, Abweichungen zu den Soll-Prozessen analysieren zu können und die richtigen Hebel zur Prozessverbesserung zu finden.
• Prozesskostenrechnung, um auch die Auswirkungen von Prozessoptimierungen auf das finanzielle Ergebnis bewerten und zeigen zu können.