IGC-Studienbericht “Robotergestützte Prozessautomatisierung im Controlling”

Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) wurde in den letzten Jahren als großer Hebel für Effizienzsteigerungen in verschiedenen Unternehmensfunktionen, einschließlich des Controlling, vermarktet. Frühere Studien haben Prozesse im Controlling identifiziert, die aufgrund der Art ihrer inhärenten Aufgaben ein hohes Automatisierungspotenzial aufweisen. Trotz der Tatsache, dass es auf dem Markt große Player gibt, die bereits leistungsstarke Anwendungen anbieten, ist in der Praxis bisher nur ein begrenzter Einsatz von RPA zu beobachten.

Der Einsatz von RPA im Controlling hängt stark vom Know-how und den verfügbaren Fähigkeiten sowie von der Kenntnis bereits existierender RPA-Anwendungsfälle ab. Daher ist es notwendig, die Technologie und die zugrundeliegenden Fähigkeiten im Detail zu verstehen.

Ein aktueller Studienbericht des IGC (International Group of Controlling) mit dem Thema “Robotergestützte  Prozessautomatisierung im Controlling” bietet diesbezüglich eine exzellente Unterstützung. Die Dokumentation zeigt Interessierten Möglichkeiten auf, ihre eigene Antworten auf die Frage zu finden, ob RPA nur ein Hype oder eine vielversprechende neue Lösung mit langfristigem Erfolgspotenzial ist.

Die Publikation der Autoren Prof. Dr. Mike Schulze und Prof. Dr. Helge F. R. Nuhn beginnt mit einem Überblick über bestehende Studien und Veröffentlichungen zu diesem Themenfeld. Im weiteren Verlauf findet sich in der Untersuchung auch ein Marktüberblick über die bekanntesten Softwarelösungen im Bereich RPA mit Hinweisen und einer Einordnung von Gartner und Forrester Research.

Ergänzend zum vorhandenen Wissen über den Einsatz von RPA im Controlling, konzentriert sich die Studie jedoch auf folgende Fragen:

1. Welches Potenzial bietet RPA für Unternehmen im Allgemeinen und für Controlling im Besonderen?
2. Welche Art von Kompetenzen sind erforderlich, um RPA zu beherrschen und zu nutzen?
3. Welche RPA-Technologien oder Software-Lösungen können für die Implementierung verwendet werden?
4. Welche Art von konkreten Implementierungsbeispielen (Anwendungsfälle) können bereits identifiziert werden?
5. Welche Prozesse des IGC Controlling Process Model 2.0 sind für die Anwendung von RPA am besten geeignet?
6. Welche Art von Effizienzgewinnen in Bezug auf Kosten und Zeit können im Allgemeinen durch den Einsatz von RPA erwartet werden?
7. Welche Entwicklung ist in den nächsten drei bis fünf Jahren zu erwarten?

Ein Ausblick:

Experten sind sich einig, dass RPA erhebliche Effizienzsteigerungen im Bereich des Controllings ermöglichen kann, insbesondere bei sich stark wiederholenden Prozessen mit geringen Schwankungen und wenigen Abweichungen vom Standard. In der Praxis würden die meisten typischen Anwendungsfälle von RPA daher bei der Management-Berichterstattung, bei Prozessen der  Datenverwaltung, der Kostenrechnung oder der Planung, Budgetierung und der Prognose unterstützen. Datenerfassungsaktivitäten aus mehreren Systemen oder anderen Quellen wie Netzlaufwerken gehören zu den ersten, die in Angriff genommen werden, wenn Unternehmen beginnen, RPA einzusetzen. Diese Prozesse können von höheren Verarbeitungsgeschwindigkeiten, einer ständigen Verfügbarkeit bis zu 24/7 und einer konstanten Qualität der robotergestützten Automatisierungsunterstützung profitieren.

Dies kann jedoch später zu einem Problem werden. Unternehmen neigen dazu, die potenziellen Erträge zu überschätzen und den Aufwand zu unterschätzen, der ihnen bei der Implementierung von Automatisierungslösungen in großem Maßstab entsteht. Wartung, Ausnahmebehandlung, Governance, Abstimmung und Koordination mit Compliance-Teams und der IT-Abteilung werden oft vergessen. Auch die durch die Automatisierung verursachten Betriebsrisiken sollten sorgfältig geprüft werden, bevor Automatisierungsprojekte in Angriff genommen werden.

Für Anfänger im RPA-Bereich ist der Markt der Softwarelösungen aber auch eine Spielwiese für alle, die ausprobieren wollen, wie einfach oder kompliziert eine IT-basierte Prozessautomatisierung sein kann.

Unser Tipp: In dem eintägigen Seminar Robotic Process Automation (RPA) am 17.11.2020 in Nürnberg erfahren Fach- und Führungskräfte aus dem Finanzbereich (Controlling, Steuern, Accounting, etc.) wie die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen funktionieren kann.