Wenn Softwareauswahl zur Herausforderung wird

Ein immer wiederkehrendes Szenario in meinen Seminaren sind Teilnehmende, die mich um Vorschläge zu Planungs- und Reportingsoftware bitten. Oft mit der Begründung, dass die aktuell in Excel umgesetzte Lösung nicht mehr zeitgemäß und der Aufwand zur Aufbereitung und Bereitstellung kaum mehr zu bewältigen sei. Die meisten sind zunächst enttäuscht, wenn ich keine vorgefertigte Liste der 3 „best-practice“ Tools für Controller aus der Tasche ziehe. Dieser Enttäuschung kann ich jedoch dann erfolgreich entgegenwirken, wenn ich aus meinem Beratungsalltag bei der Softwareauswahl erzähle.

Ausgangssituationen und Herausforderungen

Es gibt zwei Ausgangssituationen in Unternehmen, denen ich bei meinen Projekten am häufigsten begegne:

• Zum einen die bereits erwähnte, kaum mehr zu bewältigende Excel-Lösung, die in vielen Fällen nur noch von ein paar wenigen Personen in der Organisation durchblickt wird.
• Zum anderen eine bestehende, aber nicht zufriedenstellende Softwarelösung.

Letzteres ist oft darauf zurückzuführen, dass die Entscheider im Unternehmen meist stark von Softwareherstellern bzw. deren Vertriebspartnern durch intensive Vertriebsmaßnahmen beeinflusst werden. Dadurch entsteht eine intensive Kommunikation mit den Herstellern oder Partnern, die sehr herausfordernd ist. Die Interessenten müssen in der Lage sein, technische und fachliche Anforderungen zu verstehen und exakt zu kommunizieren. In diesem Zusammenhang müssen Interessenten die Zusagen von umzusetzenden Features und technischen Herausforderungen hinterfragen und challengen können. Ist das nicht gegeben, wird ein guter Verkäufer immer einen Weg finden, das eigene Tool als passendes Tool zu platzieren und über kritische technische Einschränkungen hinweggehen. Oft reichen schon schicke YouTube Videos und eine großartige Website bei der Selbstrecherche, um positive Emotionen für eine Software entstehen zu lassen, die im nachfolgenden Auswahlprozess häufig nur noch schwer zu unterdrücken sind. Auch der Umfang der notwendigen Funktionalitäten einer Software orientiert sich dann meist subjektiv am Tool, das am besten erscheint, und nicht am objektiven Anforderungskatalog.

Sich der neuen Software zu nähern, indem man Praktikanten oder Werkstudenten mit einer ersten Recherche beauftragt, kann ebenfalls zu Problemen führen. Mangelnde Erfahrung und fehlendes Wissen über die historische Entwicklung der Prozesse und fachlichen Anforderungen kann zu Fehleinschätzungen führen. Daher sollte die Recherche in jedem Fall nach einer Analyse des Ist- und Sollzustandes durchgeführt werden und sich an einem im Vorhinein standardisierten Vorgehen orientieren, um subjektive Einflüsse so weit wie möglich zu reduzieren.

Besonders Softwareauswahlprozesse, die im Fachbereich gestartet und durchgeführt werden, legen wenig Fokus auf die technische Integration in die unternehmensweite System- und Datenlandschaft. Wie kann ich die notwendigen Daten in meine Software integrieren oder auch wieder extrahieren? Haben wir unternehmensweite Vorgaben zu technischen Mindestanforderungen oder Sicherheitsrichtlinien? Wer muss später den Support und die Wartung gewährleisten? Wenn diese und andere relevante Fragen im Vorhinein nicht gestellt und im späteren Auswahlprozess beantwortet werden, stehen die Chancen auf Akzeptanz und Unterstützung durch die IT nicht gut. Außerdem wird die beste Softwarelösung nicht für einen echten Mehrwert sorgen, wenn sie mit fehlerhaften und unvollständigen Datensätzen gefüttert wird oder ein mangelhaftes Data Management die Softwareperformance negativ beeinflusst. Daher ist es durchaus sinnvoll, wenn sich auch der Fachbereich ein gewisses Know-how zum Thema Softwareauswahl aneignet.

Gründliche Analyse und standardisierte Vorgehensweise als Schlüssel zum Erfolg

Bei beiden Ausgangssituationen sollte also zu Beginn eine gründliche Analyse des Ist-Zustandes durchgeführt werden. Dazu gehört auch eine Analyse der aktuellen Prozesse, Herausforderungen und der aktuellen Ziele sowie deren Erreichungsgrad. Sind die Prozesse der aktuellen Lösung geprägt durch technische Einschränkungen oder auch aufwändiges Datenmanagement? Wie sollte der effizienteste Soll-Prozess gestaltet werden und mit welchen Funktionalitäten muss ein passenderes Tool ausgestattet sein? Welches Ziel soll durch die Einführung eines neuen Tools erreicht werden? Auf Basis des Soll-Zustandes muss ein Kriterienkatalog abgeleitet werden, der alle Anforderungen der Ist- und Sollanalyse umfasst.

Der nächste Schritt umfasst die Erstellung einer Shortlist von 3 bis 4 Herstellern mit Hilfe des Kriterienkatalogs. Diese ist dann auf 2 bis 3 Proof of Concept Teilnehmer einzugrenzen. Anschließend wird anhand einer standardisierten Bewertungsmethodik, das Tool der Proof of Concept Teilnehmer ausgewählt, das am besten abschneidet. Dieses standardisierte Vorgehen gewährleistet sowohl die Auswahl einer Software anhand gemeinsam definierter Anforderungen als auch eine Herstellerwahl, die so objektiv wie nötig gestaltet werden kann.

Allerdings ist zu erwähnen, dass eine Softwareauswahl niemals ein rein objektiver Prozess sein kann. Eine gewisse Subjektivität liegt immer vor und kann sogar von Vorteil sein, solange man sich darüber im Klaren ist, an welchen Stellen subjektive Einschätzungen hilfreich und unvermeidbar sind. Auch ein kollegialer Erfahrungsaustausch über die eingesetzten Softwarelösungen kann interessante neue Ideen und Vorschläge mit sich bringen. Man sollte sich jedoch bewusst machen, welche individuellen Anforderungen diese Tools bei anderen Unternehmen und Abteilungen erfüllen müssen und ob sich diese technischen und fachlichen Anforderungen mit den eigenen decken. Bei genauerer Betrachtung der individuellen Bedürfnisse ist das nämlich oft nicht der Fall.

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