KPMG-Studie: Digitalisierung im Rechnungswesen

Mit der Untersuchung aus 2021 geben die Experten von KPMG bereits im vierten Jahr in Folge Einblicke in den Status quo und die Entwicklungstendenzen der Digitalisierung innerhalb des Rechnungswesens in Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Auf Basis einer  groß angelegten Onlinebefragung sowie Fallbeispielen aus der Praxis und Interviews mit Top-Entscheidern zeigen sich konkrete Einblicke in aktuelle Digitalisierungsbestrebungen von Unternehmen.

Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:

Homogenisierung von Systemen, Stammdatenqualität und papierlose Buchhaltung sind die unternehmerischen Leitmotive der Digitalisierung

Bei der Umsetzung grundlegender Digitalisierungsaspekte machen die Unternehmen schrittweise Fortschritte. Wie in den Vorjahren sind jedoch die Homogenisierung der im Rechnungswesen eingesetzten Basissysteme sowie das Management der Stammdatenqualität die wesentlichen Leitmotive. In 71 Prozent der befragten Unternehmen gestaltet sich die Buchhaltung bereits papierlos oder ist auf dem Weg dahin – dies bedeutet eine Steigerung von 9 Prozentpunkten gegenüber dem Vorjahr.

Die Unternehmen setzen neuartige Technologien weiterhin nur zögerlich ein

Clouds werden bisher von fast der Hälfte der Studienteilnehmer flächendeckend oder in Pilotprojekten genutzt, Blockchains spielen nach wie vor für die Mehrheit keine Rolle. Überraschenderweise ist das Interesse am Einsatz von BPM-Plattformen (BPM: Business Process Management) für die Automatisierung von Finanzprozessen gering, obwohl die Standardisierung von Workflows für die Unternehmen Dreh- und Angelpunkt der Digitalisierung ist.

Bisherige Erfahrungen mit RPA sind überwiegend positiv

Mehr als ein Viertel der Unternehmen hat mittlerweile RPA im Einsatz. Als Vorzüge schlagen dabei insbesondere Zeiteinsparungen zu Buche (89 Prozent der RPA-Erfahrenen nennen diesen Aspekt), aber auch Qualitätssteigerungen und Kosteneinsparungen im Rechnungswesen werden immer wieder genannt. Allerdings macht sich bei vielen Unternehmen zunehmend auch Ernüchterung um den Bots-Hype breit, die sich daraus ergibt, dass Governance-Aspekte in diesem Kontext bisher vielfach unterschätzt wurden.

Ob RPA allgemein nur eine Zwischenlösung ist oder langfristig Potenzial hat, zeichnet sich noch nicht ab

Was die Erwartungen zur Langlebigkeit von RPA-Optionen betrifft, zeigen sich zwischen den Ländern deutliche Unterschiede. Während RPA in Deutschland mehrheitlich als Übergangslösung zur Behebung von Schnittstellenproblematiken gesehen wird, meint der überwiegende Teil der Unternehmen aus Österreich und der Schweiz, sie werde sich auch auf lange Sicht etablieren.

Der Einsatz von KI ist in den meisten Bereichen des Rechnungswesens noch Zukunftsmusik

Bei der Erfassung standardisierter Dokumente wird KI bereits von einem Viertel der Unternehmen eingesetzt. Bei der Erfassung nicht standardisierter Dokumente hingegen und auch bei der Prüfung sowie der Risikobewertung von Finanzdaten spielt KI in 60 Prozent der Unternehmen allerdings (noch) keine Rolle. Der Einsatz von KI scheitert nach Meinung der Studienteilnehmer an veralteten Systemen und Datensilos. Nicht etwa der Mangel an Trainingsdaten oder unzulängliche Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereichen erklärt für die Befragten das Scheitern von KI-Projekten im Rechnungswesen. Vielmehr liegt dies für 39 Prozent der Befragten an der Heterogenität der Dokumente, für 29 Prozent an veralteten System- und Softwarelandschaften und für 24 Prozent an Datensilos, die sich aus ungenügender bereichsübergreifender Zusammenarbeit ergeben.

Fast jedes zweite Unternehmen plant für die nächsten Jahre einen Wechsel zu SAP S/4HANA

23 Prozent der Unternehmen haben vor, ihr ERP- System bis 2023 auf SAP S/4HANA umzustellen. Bei weiteren 7 Prozent hat diese Umstellung bereits stattgefunden. 42 Prozent lassen wissen, es sei stattdessen eine bessere Ausnutzung der vorhandenen Systeme beabsichtigt. Unter den 42 Prozent sind auch Unternehmen, die auf ein anderes ERP-System umstellen (nicht SAP S/4HANA).

Die Vereinheitlichung von Prozessen ist das zentrale Ziel der Umstellung auf neue ERP-Systeme

Gut acht von zehn Befragten streben mit dieser Investition beziehungsweise mit diesem Projekt eine Vereinheitlichung ihrer Prozesse an. Immer wieder genannt werden zudem die Anpassung der Aufbau- und der Ablauforganisation und der Verantwortlichkeiten im Finanzbereich.

Der nichtfinanziellen Berichterstattung mangelt es aktuell noch an systemseitiger Unterstützung

Die nichtfinanzielle Berichterstattung wird in den Unternehmen stark unterschiedlich koordiniert und verantwortet. Zudem sind entsprechende Informationen für die externe Berichterstattung bei etwa 40 Prozent der Befragten nicht aus einem einheitlichen System abrufbar. In den Augen vieler Befragungsteilnehmer fehlt es den nichtfinanziellen Daten im Vergleich zu Finanzinformationen an Qualität und Standardisierung.