Eine gute Moderation erhöht die Meeting-Effizienz

Büroangestellte verbringen im Durchschnitt einen Tag pro Woche in Meetings – insgesamt 50 Tage im Jahr. Trotzdem verlaufen Meetings oftmals noch ineffizient. Mitarbeiter verschwenden so durchschnittlich 2 Tage pro Monat – fast einen Monat im Jahr – mit unproduktiv genutzter Besprechungszeit. In einer aktuellen Studie des Elektronikdienstleisters Barco wurden Büroangestellte weltweit befragt, welche Faktoren entscheidend für die Effizienz von Meetings sind.

Die Moderation einer Konferenz oder eines Meetings ist nicht immer eine dankbare Aufgabe. Der Moderator muss die Teilnehmer im Griff haben, als Spielmacher agieren und akzeptiert werden und auf die Zeit achten, auch auf die einzelnen Redezeiten, selbst von Vorgesetzten. Nicht selten hängt der Erfolg eines Workshops oder Meetings vom Talent des Moderators und seiner Wirkung auf die Teilnehmer ab. Dafür braucht es vor allem Mut, Selbstsicherheit, ein dickes Fell – und die richtigen Moderationstechniken.

Warum scheitern viele Meetings?

Viele Meetings scheitern bereits daran, dass Mitarbeitern der Grund für Besprechungen sowie die zu erreichenden Ziele unbekannt sind. 51 Prozent der Teilnehmer der Barco-ClickShare-Studie gaben hierzu an, dass sie regelmäßig nicht wissen, um was es in Besprechungen geht und welche Ziele erreicht werden sollen. Das führt zu einer geringeren Aufmerksamkeit der Mitarbeiter während Besprechungen. Gleichzeitig führt die Abwesenheit von klar definierten Zielen dazu, dass Mitarbeiter nicht zielorientiert an Lösungen von Problemen oder Entscheidungsfindungen teilhaben können. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter im Voraus über den Grund eines Meetings und definieren sie die geplanten Ziele im Vorfeld.

Die Studie zeigt außerdem, dass zu viele formelle Meetings die Zeit von Mitarbeitern unnötig beanspruchen. In 55 Prozent der Fälle werden einstündige Besprechungen nur aus dem Grund abgehalten, weil dies das Standardzeitfenster im Tool zum Buchen des Meetings ist. Gestalten Sie die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen offener um  so ineffiziente Meetings zu vermeiden. Dabei sollten Angestellte die passende Meetingform für den Zweck und die Ziele des Meetings auswählen. Hierzu sollten Unternehmen Standard-Konferenzräume und Sitzungssäle durch innovative Raumkonzepte wie Huddle Rooms ergänzen.

Die Mehrheit der deutschen Angestellten (74 %) bevorzugt kurze Meetings

Eine ähnlich große Mehrheit bevorzugt Meetings mit einer kleineren Teilnehmerzahl (73 Prozent). Denn je mehr Menschen an Meetings teilnehmen, desto länger dauern diese auch. Dabei spielt es offenbar keine Rolle, ob Sie in Meetings Ideen entwickeln, Entscheidungen treffen oder Arbeitsergebnisse präsentieren. 76 Prozent aller Befragten bevorzugen Meetings, die Technologien sinnvoll integrieren. Größere Unternehmen (82 Prozent) machen sich hier besser als kleinere Unternehmen (66 Prozent), da Mitarbeiter großer Unternehmen eher darauf angewiesen sind, Mitarbeiter von verschiedenen Standorten miteinander zu verbinden.

Ob Unternehmen Meetings in Zukunft effizienter gestalten können, wird schließlich vor allem davon abhängen, inwiefern ein Umdenken in den Führungsetagen zu einer offeneren und weniger bürokratischen Meetingkultur stattfindet.

Dies betrifft

• sowohl das Zulassen, als auch den Umgang, mit modernen technologischen Entwicklungen (technologischer Rahmen)
• neue Raumkonzepte (organisatorischer Rahmen)
• die Definition und Kommunikation von Zielen sowie das Teilnehmer- und Zeitmanagement (Methodekompetenz)
• die Miteinbeziehung flexibler und agiler Arbeitskonzepte und eine damit einhergehende Veränderung der Meetingkultur (Unternehmenskultur)

Laut den Ergebnissen der Studie ist der Trend zu einer offen gestalteten und flexiblen Meetingkultur und den neuen Möglichkeiten, die verschiedene Meetingformen bieten, bereits heute bei der Mehrheit der Büroangestellten angekommen. Nun liegt es an den Unternehmen, die Vorrausetzungen hierfür zu schaffen.